苏州市行政中心大院食堂采购管理制度(试行)
【发布日期: 2018-8-27 】【来源: 网站管理员 】【阅读次数: 2388 】【关闭窗口

    为加强市行政中心大院食堂物料采购监督管理,规范食堂物料采购与供应行为,降低物料采购成本,确保就餐人员饮食卫生安全和采购活动公开公平公正进行,现根据《食品安全法》的要求,结合工作实际,制定本制度。
  第一章 总  则
  第一条 本制度所称采购物料,是指食堂生产所需的米面、肉禽蛋、蔬菜水果等主料,油盐酱等辅料,以及刀具、包装袋、一次性餐具等低值易耗品。
  第二条 成立局食堂物料采购工作小组(以下简称“采购小组”),由机关事务管理局分管领导、局综合处、局机关纪委、市级机关物业管理中心(以下简称“物管中心”)负责人及相关部门(综服管理部、计划财务部、内控监督部)负责人、食堂厨师长、仓库验收保管员、机关财务服务中心等人员组成,组长由分管局领导担任(附:采购小组名单)。采购小组实行集体议事制度和定期例会制度。主要职能是向市机关事务管理局局长办公会议(以下简称“局长办公会”)提供采购方案,包括采购内容、方式,并按照局长办公会审定方案组织采购实施。
  第三条 物料采购实行定点采购,凡定点范围外采购的需由采购小组集体商定并形成会议纪要,报局办公室备存。
  第四条 物料采购实行“购支两条线”,供应商供货不实行现金结算,只履行挂账手续,原则上一月集中结算一次。
  第二章 定点供应商
  第五条 定点供应商须具有固定营业场所,有工商营业执照、税务登记证等合法证照,有一定经营规模,守法诚信。对不完全具备相关证照的某些食品原料辅料,如部分蔬菜、调料,应坚持从大型超市中采购并索证索票,以保证所购物料可以溯源。
  第六条 定点供应商由食堂物料采购工作小组通过调研、询价或谈判等方式选择初步方案,报局长办公会审批决定,一般每年年末选择一次。根据采购物料的特点分类,一般每类选择一家主供应商、两家后备供应商,确定为定点供应商库。物管中心每季度末向食堂物料采购工作小组汇报供应商使用情况,对需要调整的进行商讨后,报局长办公会决定。对长期合作的供应商,应与其签订合同,明确约定食品原料辅料的质量、卫生、定价办法、配送方式、退换货、食品安全责任、货款支付方式等。合同由局法律顾问把关,并在局综合处备存。
  第七条 定点供应的物料价格,不得高于市场零售价,大宗供应应低于市场零售价格。
  第八条 大米、面粉、油料、调料、肉类五大供应商,应提供卫生许可证、产品质量监督检验报告、动物检疫合格证等。
  第九条 供应商必须提供正规发票、送货凭证等。
    第十条 为配合食堂采购“购支两条线”管理,供应商应具备一定的资金占压能力。
  第三章 物料采购和经费支付
  第十一条 采购员由物管中心指定专人担任,负责食堂物料及时、适时、动态采购,不得无故推诿、拖延,不能影响食堂正常生产。注重市场的观察与分析,了解市场价格行情,根据经营、采购情况,及时提出采购工作改进意见和建设。经常对供应商供货情况在采购工作小组例会上反映。做好与供应商、出纳的账务交接与结算工作,履行好相关手续。
    第十二条 仓库验收保管员由物管中心指定不少于两人担任,对供应商所配送的食品进行验收,严格把关。对采购物料品种、数量、重量、价格等逐一进行审核并签字,需要过秤的逐一过秤。了解食堂所需物料动态价格行情。对物料采购工作提出合理化建议。应清晰了解物料用途,对物料的产地、质量、真假、保质期、色泽、规格、干湿等进行验收并签字。
    第十三条 厨师长每天13:30前,列具次日生产所需物料清单交给物管中心采购员;当日生产过程中临时需要的物料,随时列具清单交给采购员。
  第十四条 采购员根据厨师长列具的清单,通知定点供应商进行次日物料采购供应,特殊情况的临时采购需报物管中心主要负责人同意后由2人以上共同采购(如超市),并在相关单据上同时签字。
  第十五条 采购的物料配送至食堂后,由仓库验收保管员和食堂厨师长(或指定专人)同时对采购品种、数量、价格等进行审核,并在清单上签字确认。
  第十六条 验收无误后,入食堂仓库保存使用。仓库验收保管员要认真履行相关职责,对物料的损失、丢失等负赔偿责任。
    第十七条 仓库验收保管员将采购清单(含第十五条相关人员签字)交给物管中心综服管理部归档整理,综服管理部定期与供应商进行账务核对,每月汇总后交物管中心计划财务部入账并结算。
    第十八条 设立食堂专用账户。专用账户必须实行专款专用,严禁用于结算与食堂采购、餐费收支无关的费用,实行“收支两条线”。所有支出(转账、报销)一律通过网银办理结算,严禁提取现金,各项支出票据必须合规、合法,由经办人、综服管理部负责人、计划财务部审核人、物管中心主要负责人、分管局领导联签审批后方可进行支付。
    第十九条 物管中心综服管理部每月汇总制定上月度食堂物料采购支出汇总表,由物管中心计划财务部复核后交物管中心主要负责人审批,再由局分管领导审批签字后方可进行相关支付流程。物管中心计划财务部完成每月相关支付后将支付记录及相关附件交机关财务服务中心,由其完成代理记账工作。食堂专用账户收支情况、采购支出汇总表(每月)定期报送局主要领导、分管领导和物管中心主要负责人。
  第四章 监督和责任
  第二十条 凡供应商所供物料出现假冒伪劣产品、价格高于市场零售价、不能及时提供所需物料,一经查实,取消供货资格,并按照采购合同追究相关责任。
  第二十一条 物管中心采购员必须严格从定点供应商库中进行采购,不得擅自选择库外供货商。如遇特殊紧急情况,只能从库外供货商应急采购的,需报采购小组组长和物管中心主要负责人两人同意,事后必须附书面情况说明报采购小组组长和物管中心主要负责人报批备案。如发现采购员未按上述规定实施的,一经查实,追究相应责任。
    第二十二条 仓库验收保管员不认真履行职责,不逐一过手、过眼、过秤验收,或对存在的数量、价格和明显质量问题等未予发现,一个月查实达三次,扣除其当月绩效工资;不认真履行职责,致使过期变质等不安全食品进库的,全年查实累计达三次或出现较大影响的安全事故的,根据严重性作经济处罚(扣除部分或全部年终绩效工资)或人事处罚(年终考核定为基本合格或不合格);串通供应商在采购物料数量及价格上弄虚作假谋取私利的,一经查实,依法依纪处理。
    第二十三条  采购员和仓库验收保管员原则上每2年进行一次轮岗。
  第二十四条 食堂采购工作接受组织、社会和群众监督,对投诉反映的问题要认真调查核实,经查属实的,按照有关规定严肃追究直接责任者和相关领导者责任。
  第五章 附  则
  第二十五条 本制度在实施过程中有未尽事宜,由食堂物料采购工作小组负责解释与补充,涉及修改、完善以上制度、规则的内容需报局长办公会同意后实施。
  第二十六条 本制度自公布之日起实施,前期采购管理实施过程中的运行管理依本制度进行规范。

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